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高效能人士的七个习惯2 成功经理的核心能力培训

 
高效能人士的七个习惯
作者: 史蒂芬·柯维

第五章 习惯三:要事第一(上) 


  ——自我管理的原则

  有效管理是掌握重点式的管理,它把最重要的事放在第一位。由领导决定什么是重点后,再靠自制力来掌握重点,时刻把它们放在第一位,以免被感觉、情绪或冲动所左右。

  重要之事决不可受芝麻绿豆小事牵绊。


  ——歌德(Goethe),德国诗人

  请先用几分钟的时间简短回答以下两个问题,这对你培养习惯三将是非常重要的。

  ●有哪件事,你经常做的话会对你个人的生活产生重大的正面影响,可是却迟迟没有去做?

  ●在事业上有哪件事会产生类似的效果?

  我们过一会儿再讨论这两个问题的答案。现在先步入正题——习惯三:要事第一(put first things first)。这个习惯落实了前两个习惯,在日常生活中,随时随地展现出积极主动与确立目标的功夫。

  要事第一是通过独立意志的发挥,建立以原则为重心的处事态度,进而达到有效的自我管理。

  前面已强调,管理不同于领导。领导是力道十足的右脑活动,有某种哲学为基础而更近乎艺术,讲究的是关于人生目标、使命等大道理。

  不过大方向确定之后,应落实于日常生活,此时管理就显得异常重要。管理是分析、推理、规划、应用等左脑所擅长的活动。我个人对此的格言是:左脑管理,右脑领导。

  独立意志:有效管理的先决条件

  除了自我意识、良知与想象力之外,真正使有效管理成为可能的是人类的第四个天赋——独立意志。有了它,人类得以做各种抉择,并依据这些抉择行事。因此独立意志是有效自我管理的先决条件。

  独立意志具有不可思议的力量,屡屡创造奇迹。不过对一般人而言,如何在日常每个决定中发挥独立意志,才是最重要的课题。

  独立意志的强弱,可由自制力——是否言出必行、言行一致——见出端倪,因此自制力是一项极为重要的品格。

  有效管理是掌握重点式的管理,它把最重要的事放在第一位。由领导决定什么是重点后,再靠自制力来掌握重点,时刻把它们放在第一位,以免被感觉、情绪或冲动所左右。

  自制力一词来源于信徒,他们信奉一种哲学,一套原则或价值观,信奉一个压倒一切的目标或代表这个目标的人。

  换句话说,自制力来自内部,那是独立意志的作用。你是你自己内在价值观的信徒,具有让感情、冲动和情绪服从于价值观的意志和品德。

  葛雷(E.M.Gray)所著《成功的共通性》(The Common Denominator of Success)一文,深获我心。终其一生,葛雷都在寻找所有成功者共通的秘诀。最后他发现,勤奋、运气或灵活的手腕虽很重要,却非关键,惟有掌握重点才是成功的不二法门。他说:

  成功者能为失败者所不能为,纵使并非心甘情愿,但为了理想与目标,仍可以凭毅力克服心理障碍。

  强烈的进取心可使人勉为其难,排除不急之务的牵绊。

  四代时间管理理论的演进

  习惯三触及许多人生管理与时间管理的问题,我研究多年的心得是:如何分辨轻重缓急与培养组织能力,是时间管理的精髓所在。

  有关时间管理的研究已有相当历史。犹如人类社会从农业革命演进到工业革命,再到资讯革命,时间管理理论也可分为四代。

  ●第一代理论着重利用便条与备忘录,在忙碌中调配时间与精力。

  ●第二代理论强调行事历与日程表,反映出时间管理已注意到规划未来的重要。

  ●第三代是目前正流行、讲求优先顺序的观念。也就是依据轻重缓急设定短、中、长期目标,再逐日订定实现目标的计划,将有限的时间、精力加以分配,争取最高的效率。

  这种做法有它可取的地方。但也有人发现,过分强调效率,把时间崩得死死的,反而会产生反效果,使人失去增进感情、满足个人需要以及享受意外之喜的机会。于是许多人放弃这种过于死板拘束的时间管理法,回复到前两代的做法,以维护生活的品质。

  现在,又有第四代理论出现。与以往截然不同之处在于,它根本否定“时间管理”这个名词,主张关键不在于时间管理,而在于个人管理。与其着重于时间与事务的安排,不如把重心放在维持产出与产能的平衡上。

  别让琐务牵着鼻子走

  表五-1是根据新一代个人管理理论,将耗费时间的事务依据急迫性与重要性分为四类。急迫性是指必须立即处理,比方电话铃响了,尽管你正忙得焦头烂额,也不得不放下手边工作去接听。一般说来接电话总要优先于你的私人工作。

  许多人不会在与你通话时让你手持电话,等上15分钟再回来,但换了在办公室,这些人却常要你枯等至少15分钟,好让他跟另一个人通完话。

  急迫之事通常都显而易见,推拖不得;也可能较讨好、有趣,却不一定很重要。

  重要性与目标有关,凡有价值、有利于实现个人目标的就是要事。一般人往往对燃眉之急立即反应,对当务之急却不尽然,所以更需要自制力与主动精神,急所当急。

  表五-1中,第一类事务既急迫又重要,人生在世,无法避免。危机处理专家或有截稿压力的文字工作者,更是经常与之为伍。如果只专注于这类活动,终有被问题淹没的一天。他们惟一的逃避之道,便是做些无关紧要的活动(第四类),至于急迫而不重要或重要而不紧迫的事便被抛诸脑后。

  也有人把大部分时间,浪费在急迫但不重要(第三类)的事务上,误以为愈急迫就愈重要。其实,急迫之事往往对别人而非对自己很重要。

  只重视第三、四类事务的人,拥有的并非有意义、负责任的人生。懂得舍弃这两类无关紧要之事,对第一类要务也尽量节制,以投注更多时间于重要但眼前尚不急迫之事(第二类),才是个人管理之论。

  第二类事务包括建立人际关系、撰写使命宣言、规划长期目标、防患于未然等等。人人都知道这些事很重要,却因尚未迫在眉睫,反而避重就轻。

  相反地,真正有效能的人,急所当急、不轻易放过机会并防患于未然。尽管也会有燃眉之急,但总设法降至最低。

  现在,回到本章开头的两个问题,请查看自己的答案属于以上哪一类事务。依我推测,答案多半是第二类。因为重要,才会使生活大为改观,却因为不够紧迫,所以受到忽略。但是只要我们立即着手进行,效能便会大为增进。

  我曾问过一家购物中心的经理人员类似的问题,他们一致认为,与承租购物中心的各商店老板建立良好关系,最有助于业绩进展。这属于第二类活动。

  但经过调查发现,他们只有不到5%的时间用在这上面。这也难怪,太多的事情使他们分身乏术:开会、写报告、打电话等第一类公务已经使人筋疲力竭。纵使难得与各商店老板接洽,也不外乎收帐、讨论分摊广告费等令对方不快的事。

  至于承租商店者则各有一本难念的经,他们希望购物中心的管理人员能帮助解决问题,而不是制造问题。

  于是购物中心方面决定改弦更张,在理清经营目标与当务之急后,就以1/3的时间,改进与各商店的关系。施行了1年半左右,不但业绩提高4倍多,经理人员也成为各商店的倾听者、训练者与顾问,不再是监督者或警察。

  因此,不论大学生、生产线上的工人、家庭主妇与企业负责人,只要能确定自己的第二类要务,而且即知即行,一样可以事半功倍。用时间管理的行话说,这叫作柏拉图原则(Pareto Principle)——以20%的活动取得80%的成果。

  勇于说“不”

  若要集中精力于当急的要务,就得排除次要事务的牵绊,此时需要有说“不”的勇气。

  我的妻子曾被选为社区计划委员会的主席,可是既放不下许多更重要的事,又不好意思拒绝,只好勉为其难地接受。后来她打电话给一位好友,问她是否愿意在委员会工作,对方却婉拒了,我的妻子大失所望地说:“我那时也能拒绝就好了。”

  这不是说社区活动或社会服务不重要,而是人各有志,各有优先要务。必要时,应该不卑不亢地拒绝别人,在急迫与重要之间,知道取舍。

  我在一所规模很大的大学任师生关系部主任时,曾聘用一位极有才华又独立自主的撰稿员。有一天,有件急事想拜托他。

  他说:“你要我做什么都可以,不过请先了解目前的状况。”

  他指着墙壁上的工作计划表,显示超过20个计划正在进行,这都是我俩早已谈妥的。

  然后他说:“这件事急事至少占去几天时间,你希望我放下或取消哪个计划来空出时间?”

  他的工作效率一流,这也是为什么一有急事我会找上他。但我无法要求他放下手边的工作,因为比较起来,正在进行的计划更为重要,我只有另请高明了。

  我的训练课程十分强调分辨轻重缓急以及按部就班行事。我常问受训人员:你的缺点在于——

  (一)无法辨别事情重要与否?

  (二)无力或不愿有条不紊地行事?

  (三)缺乏坚持以上原则的自制力?

  答案多半是缺乏自制力,我却不以为然。我认为,那是“确立目标”的功夫还不到家使然。而且不能由衷接受“事有轻重缓急”的观念,自然就容易半途而废。

  这种人十分普遍。他们能够掌握重点,也有足够的自制力,却不是以原则为生活重心,又缺乏个人使命宣言。由于欠缺适当的指引,他们不知究竟所为何来。

  以配偶或金钱、朋友、享乐等为重心,容易受第一与第三类事务羁绊。至于自我中心者难免被情绪冲动所误导,陷溺于能博人好感的第三类活动,以及可逃避现实的第四类事务。这些诱惑往往不是独立意志所能克服,只有发乎至诚的信念与目标,才能够产生坚定说“不”的勇气。 

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