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如何做好员工入职培训

    新员工入职培训(Orientation,也称职前教育、导向培训等),是向新员工介绍企业基本情况、岗位职责、部门人员等的一种培训方法。 

   一颗风险种子 

   提起入职培训,一个常见的误解:“不就是报到上班嘛!慢慢来,员工自然会熟悉一切、适应一切的!何必大事声张?”据统计,国内的企业约近80%没有对新进员工进行有效的培训,就立即到岗位上去正式工作了。就算做此培训的企业,很多也不太重视,往往把它当作员工到岗日的一个简单“行政步骤”,草草而过,不细致,欠规范。殊不知,这样的做法尽管没什么错,但却会埋下人才流失的“风险种子”。 

   其间的缘由不难理解。 

   新员工在进入企业之初面临着几个典型问题:公司当初的承诺是否会兑现?工作环境容易融入吗?是否会被新的群体接纳?初入一个全新的环境,新员工一下子面对很多不同以往的“新鲜事”。有的是和工作职责直接相关的,比如,不同的业务流程,不同的行业、客户群;有的是管理风格和企业环境方面的,比如,财务审批制度比其以前任职企业的更为复杂严格了,部门间沟通途径不一样了,甚至电邮传发的权限性规定不同了……很多老员工们已经习以为常、看似不值一提的细节,对新员工而言都是需要了解和适应的“新鲜事”,而且在陌生的压力环境下容易冒出不知所措、失望、沮丧等负面情绪的苗头,埋下人才流失的风险种子也就不奇怪了。 

   要规避这颗风险的种子,就应在短时间内让让企业所录用的员工快速进入角色、融入企业,从“局外人”转变成为“企业人”。这就需要通过规范系统的方法使其感到受尊重、被关注,形成员工的归属感,对个人在企业中的职业发展充满信心。所以,及时、规范、全面的入职培训是人力资源管理中不可忽视的一个重要环节。它既是选才招聘的后续步骤,也是企业做好retention(留才)工作的第一步。 

   两个培训方面 

   入职培训是一项由企业的人力资源部门和新员工的直接上级共同协作的工作。根据培训的两大类内容,通常由两方面分别主导和负责。(见下表) 

   一般性/ HR培训 

- 企业概况(公司的历史、背景、经营理念、愿景、使命、价值观) 

   - 本行业的概况,公司的行业地位、市场表现、发展前景 

   - 基本的产品/服务知识、制造与销售情况 

   - 企业的规章制度与组织结构 

   - 公务礼仪、行为规范、商业机密、职业操守 

   - 薪酬和晋升制度 

   - 劳动合同,福利与社会保险等 

   - 安全、卫生 

   - …... 

   专业性/ 针对性培训 

- 工作场所、办公设施设备的熟悉 

   - 内部人员的熟悉(本部门上级、下属、同事;其他部门的负责人、主要合作的同事) 

   - 了解业务、流程、职责、权限,包括客户、产品、市场、行业、对外联络方;有时需实地进行,如参观生产、仓库、研发实验室等 - 视岗位而定 

   - 专业性的技术、业务、财务等管理方法训练 - 视岗位而定 

   - …… 

   其中,第一部分内容相对标准化,部门或岗位的差异不大,一般由人力资源部门承担和组织,所需时间也通常比较短暂且固定间,而且,规模大、新招员工多而频密的公司还可集中采取团体性的课程,成本低效率高。 

   而第二部分内容则根据不同岗位的实际工作需要,主要由新员工的直接主管/部门负责人拟定并推动执行,所需时日则可有很大差异,短则一两日,长则数月,但一般以试用期为上限。在这里,辅导计划是个不错的工具。主管可以根据新员工的个人情况量身订做,考虑其当时的职务所需以及将来的发展所需,使新人的学习有特定的方向;依据辅导计划,主管可每周或每月定期了解新人学习和适应情况,不时面谈,沟通彼此的想法,修正不适当的部分。通过这种方式,主管不需要全天候“监视”新人的所作所为,也可培养新员工对工作的认同感和责任感。 

   而这两部分培训的所有相关的纪录、执行跟踪、效果反馈等可由HR部门总体掌控。(可采用检查清单等工具,见GE示例)

示例:GE的新员工导向培训活动checklist (生产岗位) 

   报到当天 

   - 欢迎加入本公司,担任此职务 

   - 指引更衣箱及洗手间的地点 

   - 指导员工食堂和饮水点 

   - 介绍进出厂区及门卫检验制度 

   - 引领参观工作地点和状况 

   - 介绍作息与考勤制度 

   - 本部门/班组工作介绍 

   - 引见部门/班组同事 

   - 介绍安全规程与安全设备的使用 

   - 引导新员工开始工作,介绍工作规程 

   - 提醒他在有问题/需要帮助时可找的人员 

第一天之后 

- 介绍薪酬体系 

   - 介绍自备车停放及公司交通车情况 

   - 介绍公司医疗卫生设施 

   - 进一步仔细明确安全规程 

   - 深入介绍本部门/班组中各职位间的合作关系 

   - 下班前检查其绩效、讲评并答疑 

前二周 

   - 介绍公司福利待遇 

   - 介绍投诉及合理化建议的渠道 

   - 检查工作习惯是否有违安全要求 

   - 继续检查、讲评和指导其工作 

   几种培训方式 

   入职培训的方式方法可灵活多样。可以是授课式、研讨会形式,也可以是在岗实地培训(On The Job Training),甚至可以是户外训练等方式。 

   例如,美国惠而浦公司(Whirlpool Corporation) 对新加入的销售人员采用实地培训。以7个人为一组,安排在公司密歇根总部附近的房子里,为期两个月,只有2个周末允许回家度假。除了普通的讲授方式,还让新销售员工每天用公司的产品洗衣、做饭、洗碗;他们也会在当地的商店购买家用电器,把惠而浦的产品和竞争者的产品做比较,等等。这个培训使新加入的销售人员快速熟悉产品和业务,参加了该项目的员工通过试用期留在惠而浦的比率也比较高,而且还吸引了不少人前来应聘销售的职位。 

   还有些公司采用“伙伴制”(Buddy System),就是给每个新员工指定安排一名工作职责相近、热诚负责的老员工作为“结对子”的“伙伴”,事无巨细,随时可给予新员工必要的协助和指点;而被选上做“伙伴”也是企业对优秀员工的一种认可和荣誉,对其额外的付出,企业也给予一定的奖励。这种一对一的“贴身全程服务”很能显示企业的亲和力和凝聚力,也是将企业文化得以传播和加强的可靠途径。 

   也有的企业会请第三方的培训公司,采用更新颖的户外拓展训练作为入职培训的一部份。这种拓展训练沿用了体验式培训的基础理论,结合新人融入方面的心理学和组织行为学研究成果,通过科学的情境设计,让课程兼顾新人的个体行为感受、团队角色观念的树立和企业价值认同的推动,从而促进新员工融入企业,加强新员工对企业的认同感和归属感;同时,也使新员工在体验中理解和认同企业文化。 

   让第一天印象深刻 

   大家都知道第一印象很重要。那么,让新员工对就职的第一天留下深刻的好印象,就意味着入职培训和员工融入新环境成功了一半;同时,这也不失为留人工作的一个很好的切入点。这里罗列一些方法供参考选择,看似琐碎,却可细微之处见实效: 

   • 举办一个简单但热烈的欢迎招待会,(依据预算多寡)备些咖啡和茶点,邀请公司员工来和新同事见面认识。 

   • 帮助新员工安排好工作的准备,包括:办公座位、办公用品、姓名牌、名片、出入卡、内部通讯录、紧急联络表、电话设置、电脑设置(包括电邮信箱的申请开通)、甚至台历等 

   • 告知最基本和即刻需要用到的信息,如:办公区的布局,最常用的电话和电邮的使用指南,复印、传真、打印等办公设备的使用、茶水间、餐厅、洗手间的使用,等 

   • 欢迎信 -- 可用公司的“行话”或“俚语”准备一封生动幽默的欢迎信,(也可体现企业文化和亲和力) 

   • 公司纪念品(印有公司标识) 

   • 邀请共进午餐 

   • 尽量指定“专人”负责某位新员工的第一天 

   前三至六个月的试用期是企业对新员工的考察期,其实,它同时也是员工证实“找对了新东家”的自我验证时期。成功的新员工培训与发展已经深入到了员工的行为和精神的层次,在局外人转变为企业人的过程中,员工逐渐熟悉、适应组织环境并开始初步规划自己的职业生涯、定位自己的角色、开始发挥自己的才能。所以,还请企业使用好入职培训这个工具,对千挑万拣招来的人才充分施展“留人”策略,可别让“煮熟的鸭子”飞走了。

  作者:岑颖寅 上海人才有限公司 管理咨询部 资深顾问。上海人才有限公司致力于以世界级的理念和方法树立管理咨询服务品牌,在多个领域已经成为人力资源管理咨询方面的领导者。欢迎与作者探讨您的观点和看法。 

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