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管理就这么简单31

简明清晰的语言(1) 


[美]迈克尔·B.波特 

连载:管理就这么简单 出版社:哈尔滨出版社 作者:[美]迈克尔·B.波特 


  一家科技公司的员工给我发了一封电子邮件。他说自己的主管给他发的公司内部邮件里一句话着实让他莫名其妙了一阵,那句话是:“这一变动让我们可以就目前的人才基础,在发展中的发展性角色上作更好的发挥,并策略性地用全力朝下一个企业系统的转换迈进,面对维系系统知识与正确性不可或缺的新阶段,进而改善对渐进扩大的客户基础的服务层次。”


  他冥思苦想了一个下午才弄明白,原来他的主管要表达的意思是“这一变动可改善对客户的服务”!

  他说的这件事令我啼笑皆非。但我从心底里同意这位员工的建议:也许该把这些主管们送到学校里,让他们重新学习如何表情达意!

  ◆你应重新开始学习语言

  如果你的语言让所有的人都讨厌,你就应重新开始学习语言了。

  使用多姿多彩的语言

  下面是一段摘自《行动》训练的文字。

  这些滑车会被连接到这些绳索上,而绳索会再被连接到这些树木上。依照尼格尔和我所提出的技术导引,完成“生手横靠结构”。第一个攀上锯齿山脊南侧的人将会被系到先前所提到的滑车上,而且借由11月北风的相助,将会沿着垂曲线造成垂直运动……

  不管你信不信,我都要向你说明一下,上面那段文字是提供给训练师关于横渡小河的一段团队活动说明文字。这样的文字使受训人员兴奋的初衷在第一分钟就消失殆尽。

  你越常使用感官化的语言,就会越投入在感官中,而你沟通的方式也就会越生动。沟通越生动,就会越有趣,而越有趣,也就会让人记得越牢。为什么会有这样多的简报显得沉闷?这是因为它们以没有感官的语言来表达的缘故。了无生气的语言甚至会让企业失去生命。

  使便条简洁有力:

  在一家公司里,一位高级主管花了很长的时间准备了洋洋洒洒两页的便条。还有很多经理将这些便条贴在布告栏上,或影印一些,并放在员工的桌上,以供员工阅读。

  这就是所谓便条的作用。

  公司的便条,一般都被视为“管理宣传”而已。但据我所知,在很多公司里,便条的写作就如同有些学生拼凑的论文一般,长而无章,让员工感到手足无措。这样的便条至少有以下几个缺点:

  浪费纸张。虽然一张纸的价钱微乎其微,但是千万不要小瞧了纸张在公司的日常开支中所占的比例。它往往是成本节约的一个重点。在公司里,每一分钱都必须用到需要它的地方。让人感到疲倦。用了那么多的字词,只是为了说明一件小小的事,但却浪费了读你便条的人宝贵的时间,那无异于在杀人。我并没有夸张。还有很多的事情需要我们把精力和时间放于其上,而不是读冗长的便条。

  很多便条都过分使用定语以及其他的修饰语,这样做的结果是语义模糊,让人不知你所云。

  看看下面这句我在一家大公司里看到的便条上的话:超越其他公司的具有竞争优势的领导阶层精心制定的超级战略。像这样的话,不仅仅在这家公司可见到。我常常得花上很多的时间才能明白它所要说的内容。想想看,当你把一本书的第一章看完却不知道它要说的是什么,你会有什么样的感受?

  简短,再简短些。

  语言使用原则

  有一些语言规则,我发现对我们很有用处:

  使用与人们基本价值观一致的词组和短语。一致的词语加强协调性。

  发现能引起共鸣的词时,请记住,可以把它作为一致的词语使用。

  一致的词语具有吸引力,如磁力一样可以改变你思考与行动的方式。

  如果你理解目前的情况,包括相关的感情,那么选取一致的词语就很容易。“常识”是个很好的基准。

  ◆消除语言障碍

  你不能宣示使命书,不能让它从奥林匹克山上降临。它必须发自人们的内心,否则使命书将无人理睬,而且会成为文化内部的笑料。

  “该重新制定员工手册和特别安全预防条例了吧?”一家中型制造厂的负责人对他的经理说。“老板,你说得对!”经理说,“这回我有更好的主意:我要使用他们的语言,把那些要点真正打入员工的心中。”

  “不是一向用英文的吗?”老板有些不明白。

  “不错,但不是他们的那种英文。这就是我这回的主意。”他随即勾勒出他的想法。工厂负责人立刻接受。下面就是经理接下来的做法:

  各单位的领班被要求向工人询问可行的规定和规则,重点在于强调安全事故及其预防。工人的建议提出后,召集全体领班开会,选出三人剔除重复的内容,并用规则的文字进行修改。

  再从经营管理的观点出发,增加必要的内容,弥补疏忽的漏洞。

  领班草拟的规则提交人事科,人事科长只做一些编辑工作,使行文在文法上连贯(但不过分迁就文法!例如:如果工人在不定式与动词之间加上副词,或内容偶有重复,行文允许保留)。人事科长甚至允许“这里要你他妈的小心”这句话留下,以强调某些安全要点,而提到与恶作剧有关的规定时,也允许用“别他妈的傻蛋”。

  尊重和关心每一位员工,是生产率提高的一大关键。许多大公司都被一种观念所统治,那就是:一般的工人都是无用的笨蛋,只会把一切搞得乱七八糟。那就更别提使用员工们的语言了,因为在他们的观念中,员工的语言粗俗而简陋,使用他们的语言会使公司在外部失去面子。于是,这些公司就站在管理者的高度,高高在上地说“主管专用停车位”、“此处禁止停车”、“禁止这样做”,“禁止那样做”。我举这个例子只是想说明:这些警示语对人们的影响是非常深刻的,它们只会让员工离你而去,你不要指望能从他们的口中获得你想要的真实想法。

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