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提问回答阶段的专业技巧(2) 
[美]多罗茜.利兹 


  回答问题的最佳时间

  因为问答时间是在讲话的最后,因此将它安排在一个恰当的时间从而给听众留下非常深刻的印象将非常重要。参照下面的这些建议,确保你的讲话不会因为在这个细节上组织失当而受到影响:


  在你讲话开始前就将问答时间明确告诉听众,并且在你准备回答听众提问前再次明示听众。这时你也可以明确地告诉听众你只会回答与讲话主题有关的问题。

  不要留给听众过多的提问时间——这样可以使你可以更加灵活应变,即使你“不幸”果真陷入困境中,这个理由也可以帮助你安全脱身,“抱歉,恐怕我们已经没有时间(来解答这个问题)了。”

  记住将讲话的最后几分钟留给自己。这是最重要的时间;为什么要把它留给别人呢?要么你再对全篇讲话作一个高度概括,要么补充一些听众感兴趣的内容,总之应尽量避免在你作最后的总结性陈词之前纠缠于杂乱无序的问答中,使得自己的讲话狗尾续貂、前功尽弃。这时你只要简单地说一句,“我很乐意回答你的任何问题,但我必须要给自己留几分钟时间作总结,”就可以将此问题迎刃而解。

  至于最后剩下的这点时间,你也可以用来将话题从那些与主题不相关或令你尴尬的内容上收回来,使听众的注意力回到你的主体上。

  随机应变。如果你恰巧遇到一个与你的主体密切相关的很好的问题,那么你可以自由控制话题的存续。

  规则的特例情况

  商业性讲话和训练课程可以不受以上规则的限制。在许多商业性演说(特别是会议期间的非正式讲话)中,提问的最佳时间可以是在讲话的过程中,而问题恰好在这个时候出现。但这对于讲话者来说也很微妙,如果处理不好同样将失去他们的主导地位。因此只有在你已经积累更多的经验后再尝试它吧。如果问题非常重要,那么你可以允许讲话被打断;如果提出的问题比较合理,那么你可以回答。但是有一条原则,要一直等到讲话的最后阶段才能告诉听众你随时乐意解答他们的问题。

  在训练怎样在讲话过程中接受听众提问方面这里有两条惯用的经验:你可以立即拒绝或者回答听众的问题,也可以在讲话的每个小节结束时再回答问题。前一种方法你必须慎用,操作不当很可能会因此而跑题;但是,后一种方法会限制听众的自由提问,如果你接受他们的提问的话。如何设定问答时间对每个讲话者来说都是个难题。你选择回答问题的方式必须根据讲话的目的、内容、听众人数和你的时间分配来定。

  而技术训练课程通常都有一个明确的目标:即传授一种技术或技巧给听众。如果在你讲解的过程中听众没有问题,那么说明他们根本就没有理解和掌握这门新的技术或技巧。一般说来,在讲解的过程中,你应该让听众边听边记录下问题,然后你每隔一段时间(不宜太长)给听众一段集体提问时间。如果你发现有人没跟上你的思路,不要让整个进度受到影响;不要因此而使其他人置身事外。我告诉我的学生我知道观念总是难以理解,我要花很长时间才能掌握它。然后我会在接下来的休息时间里与他或她单独交流。

  没有问题怎么办?

  如果你的提问没人会应该怎么办呢?这显然是不正常的,除非是听众对你的话题根本就不感兴趣。但是如果这种情况真的出现,通常有两个原因:你已经在讲话中回答了所有潜在的问题(几乎不可能),或者你的听众对于心中的疑问难于启齿。你的任务就是帮助他们尽量放松。即使是最初由于听众不想做第一个提问者而导致的暂时性冷场,也会令你感到尴尬。下面是避免出现这种结果的几个方法:

  1. 在讲话开始前向听众分发问题卡片,以便听众能够记录下瞬间闪现的想法。如果你要阅读这些卡片,就要让听众尽量写一些简短的问题,并且字迹清晰便于阅读。同时,这些卡片也会使听众相信你是真的希望他们提问。在一些重大而正式的会议上,听众会更加热衷参与。

  2. 进行信息调查(需要在讲话之前考虑)。你可以说,“请大家举手示意是否所有人都愿意回答下面这些问题。”对于诸如“有多少人认为公司应该在生活中对员工给予更多的关心?”这类问题的调查结果能够给你提供新的讨论话题,同时也使听众更多地参与进来。这些即席的调查是非常好的融冰器,它们使气氛顿时得以活跃。

  3. 抛出你自己的问题,例如“我曾经多次被问到过的一个问题可能会令你们感兴趣……”。这种方法让你占据更多的主动,并且也留给听众足够的时间来提出他们自己的问题。如果你要跑出自己的问题的话,一定要保证它能够吸引许多听众,比如,“我怎样才能解决顾客的抵制态度?”

  4. 要将自己在讲话前已经听到的问题作为你的首选:“今晚在我来的路上,你们的主席先生向我提出一个问题,我想大家一定会感兴趣,”或者“在准备这个讲话的过程中,我与你们的一些同事聊过。这里是他们提出的一些问题。”

  5. 故意漏掉某个讲话中明显的部分——这种忽略可以起到激发听众反应的作用。如果你正在谈论北、东和西,惟独剩下南,一定会有人把这个问题提出来。同时你也会知道谁在认真听你的讲话。慎用这种方法,只有在确保它不会出错的情况下才可以使用,因为如果你不能很快回到漏掉的这个问题上,人们会以为你的准备工作有问题。

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