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有效的经理

成功经理核心能力培训

 
13 彻底而有条理

我赞美彻底和有条理的工作方式。我在这方面并不永远都能“到这种地步。但是我在努力;我也承认有时候我会失败。

秘诀就是尽量把工作制度化。这就是早期管理著作强调组织和规划能力的原因。划定每一个人的工作范围,可以减少许多日常的决策,设定报告的期限,可以及时得到报告,也可以减少不断催促别人的烦恼。

有了标准的工作分派和计划流程,可以简化工作。当组织中的每一人都在遵守制度时,相互之间的磨擦可以减少。

书面的政策和行政程序,以及组织系统图和职位说明书,都是工作彻底和有条理的明证,一旦在这些事情上投下了心血,就可减少重复。

定期开会,可以使幕僚事前安排他们的时间,避免届时打电话催促。在大公司中,员工通讯之类的刊物可以定期进行重要的沟通。彻底和有条理几乎可以触及管理工作中的每一方面。

看看彻底和有条理经理人的工作方式。他桌上的公文已减到最少程度,因为他知道一次只能处理一件公文。当你问他目前某件事时,他立刻可从公文柜中找出。当你问起某件已完成的事时,他一眨眼就能想到放在何处。当交给他一份备忘录或计划方案时,他会插入适当的卷宗内,或放入某一档案柜。

再看看他的手提箱。箱中并不是三天旅行所用的东西,而是归类分明,随时要用的公文。其中也许有小说和文具,但绝不是一个废物箱。

我认识一位装模作样的经理。他每天都一本正经地提了一大箱公文回家。有一天他把手提箱遗留在办公室内,让我偶然看到其中的东西:橡皮擦、两块啃了一半的棒棒糖、一份老爷杂志,以及一本乱涂的书。这种装模作样的经理人,每个公司都有。

当然,有条理也会变成一个怪癖,我见过一位经理因为过分讲求条理,以致凡事都要有板有眼,一步一步地来,不容许全速进行。过分彻底的经理人,会把简单的案件当作天大的事情来处理。这种经理人在这方面的影响力要扣分。得到影响力加分的经理人在开始制订任何方案之前,脑中都会有明确的目标。他会把工作分派给不同的人,凑合一起则是整套的工作。他坚持要有期中进度报告,并且随时检查推动的情形。在这一工作群体中的员工都希望他来查核,而且真心欢迎他。
我记得有一次我因为不断去查核某项我非常关心的工作方案,而向一位部属道歉。他大笑道:“如果你不来查核,我就会失望。”然后他又说:“你来查事情的情况,才能显示我一切都做得很好。再说你查核的是工作,又不是我。

员工需要这种感觉,自从有了这一经验之后,我就设法表明,我的兴趣是在工作进度,而不是在侦查某个人。马克奎格的X理论认为员工的工作必须安排好,然后逼迫他去完成。他的Y理论却认为员工渴望有所成就,并且会以成就为荣。能够把有条理和彻底的这种感觉传达给员工的经理人,使其在这种工作方式当中得到满足感,就是在两种方式中创造了影响力:“适宜地完成了工作以及建立了相互关系。”

有效的经理人同样也以有“条理和彻底而给上司留下深刻印象。上司会对他产生信任感,认为他言而有信。这种信任为这种经理人开启了更大和更佳工作任务之门。

影响力的自我检讨

一、你这部门的各种工作是否均有书面的政策和工作程序?
二、你这部门是否有组织系统图,清楚列出报告系统以及各个职位的权责?
三、你这部门每一个职位是否都有一份职务说明书?
四、你这部门的工作人员是否都遵守职务说明书和组织计划,以便工作形态能够有所控制?
五、你能确认你这部门的日常工作都已制度化,因而当你不在的时候,也能顺遂地推动业务吗?
六、你召开的幕僚会议是否都是按期进行,而不是临时匆忙召开?
七、你是否有一种管理制度,随时可以查核每一个人工作的进度?
八、你的部属是否期望、了解,甚至欢迎你去查核他们的进度?
九、你的办公桌是否有条不紊,随时可以找到所需要的文件?
十、你的办公室是否有一套有效的档案制度,并且在秘书不在时也能找到你需要的文件?
十一、你的办公室和你这部门的工作区域,一般来说是否都能清洁而整齐?

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