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有效的经理

 

34 又是一些毛病

这里又是一些不利于经理人的特质、倾向和态度的毛病。有些经理人不肯承认自己有这种毛病。因为他们并未意识到这些反面性的行为,或者他们认为经理人有权这样做。

与人易生摩擦
翻开字典,你可以看到一些与摩擦相关的词:粉碎、粗糙、溃散、分解。这里立刻引出了一个问题,你愿意看到这种事情的发生吗?如果你经常遭遇这种情况,你还能有效地工作吗?
有些经理人其所以对属下采取摩擦的态度,只是为了显示出他的优越感。“把那份公文拿给我!”“赶快把这封信打好!”“你到机场去接川岛先生!”“谁告诉你这样做的?”“你到一边去!”“你怎么这样笨!”说这种话难道不会引起别人的愤怒或咆哮?
部属会去取公文,会赶忙打一封信,会去机场接人,他们也会接受你的纠正和批评。你永远可以叫人办事,但是能否叫他们心甘情愿,愉快地去办,则是另一回事。
与人易生摩擦的经理人应该听别人说话。这种经理人一般都是想要采取最短途径的高度成就者。他们想不通,为什么人事流动率这么高?为什么员工常常请假?为什么当他离开时,他这部门就会分崩离析?道理很简单,常常被“刮”的部属不但想办法躲开你,而且也想办法回避工作。

不节制
有很多过分的事都会引起问题。不节制的行为有:饮酒过量、吃得大多、玩得太凶以及工作过量等等。经理人触犯了任何一项,都会使他的效能受到不利影响。酒精中毒和工作中毒都会伤害到建设性的工作关系。
本文所要说的不节制,则是在公事情境中不时会出现的不当或映乏控制的言语或行为。“经理今早大发脾气,把茶怀都摔了。”就是一种不节制,这不但会使你的上级震惊,也会影响到你的身份。马克吐温有一次说:“你在发火之前先数到四,然后再破口大骂。”有些经理人永远数不到三。
没有恶意的怒言也会让别人产生不舒服的反应或是退避三舍。其中任何一项都不是好现象。有天早晨我坐在一位经理人办公室内听他打电话。其中指示和谩骂夹杂一起,我真不知道对方是否分辨得清楚。他挂完电话后,就笑逐颜开地对我说:“我猜他了解了我的意思,他终于发现是谁在跟他说话。”确实不错,对方一定晓得是在跟一位“老粗”说话,并且也不会以合作的态度执行他的命令。
有的时候我们跟别人针锋相对,有的时候我们话中带有火药味,然而经常发火的经理人就象拳师一样,不但要失去身体的平衡,也要失去出拳的机会。这表明他不但不能掌握自己,而且也不能掌握整个工作环节。
坐在我对面的经理人不同意我做的某件事情,他以坚定而委婉的语气批评我,使我能清楚了解他的意思。更为重要的是,“当我走开之后,我是决心替他效劳,而不是应付他。

轻率
胜利是属于最先跑到终点的人。“活跃的经理人的光采,经常超过细心和按部就班的规划者。”既活跃又能规划的的经理人,则不但能迅速想好前进的路线,而且也能跑完全程。轻率的经理人,手枪还没有拔出来就扣扳机。他在还没有了解问题所在之前就迫不及待地加以解决,接着就发生了另外的问题。他承诺提供自己还没有的资源,他会遭遇意料不到的障碍,然后就加班、变更方案,以及再追加预算。他的部属在还没有弄清楚自己在做什么的时候,就必须动手去做。结果他们困惑、无所适从,也没有把握。
轻率的经理人与那种事先因为有计划和有资源而能立即转到新方向的经理人,是有所区别的。部属喜欢后者,因为这种经理人是谋定而后动。采取参与式管理的经理人,在这里则会容许部属有选择行动路线的自由。”他们万事俱备,只待枪声一响就可出发。
轻率慌张的行动如果失败了,最惨的还是处在组织下层的人,因为他们不能迅速移动。轻率的经理人惩罚别人也是同样地性急。但是他也会掩饰:“我们不能让别人知道这件事。”他掩饰不了多久的,因为多次小失败就等于一次大失败,上级终究会发现的。
有些经理人是匆促行动的行家。事实上有一些经理会故意弄出危机,然后采取迅速的反应去扑灭。高级主管会注意这种迅速行动者。当这种英雄得到晋升后,他就成了彼得定律里的人物:晋升到了他的无能级。然后就到了除杂草阶段:愈高的杂草,愈先遭殃。
有影响力的经理人知道,迅速、机敏、有计划的行动,与经常流产的先扣扳机,后拔枪的行动,是有所不同的。他的部属也会知道,他们会协助上司拟定行动计划的细节。这种事情早晚也会传入上级耳中。

独特
“独特”的更好说法是:“标斩立异。”我们会对外表、风格或性格不寻常的人产生好奇心理,但是跟这种人接近则就觉得格格不入了。
这种人物在今天的商场中还真不少。故意穿不适合办公场合的衣服,借以显示自己独特风格的经理人,不按公司的标准格式写他的备忘录和报告的经理人。有些人坚持他的办公室格调不能太正式,因此就在墙上贴了一些“不寻常”的照片。他也许是位脑筋非常好的工程师或市场分析师,可是如果他的发明或市场预测不能同样“不寻常”并且有效的话,他将来的日子就要难过了。
一个人应该有所追求,但是不能期望公司改变观念,而去适应他的观念。“有所不同”是对的,过分不同则就不对了。若要引人瞩目,就要做出获致不寻常绩效的不寻常事情,而不是把自己弄得过分与众不同,使得别人停步凝视。
这里并不是说经理人不可以寻求改革和有秩序的方式从事改革。聪明的经理人会先争取人们的了解和支持,然后再尝试改革。

占有欲
经理人对于他的工作,以及对于替他工作的属下,应该具有一种权益,甚至一种占有性的权益。然而列在薪资表上的部属并不是经理人的个人财产。“我的”部属、“我的”部门、“我的”设备,或“我的”方案,这些“我的”的意义是有限制的。
有些经理人在监督别人工作的时候,都是披上“大家长”的外衣。他询及员工个人生活的时候,也许是出于好意,但是他没有权力深入探究别人的隐私。关心别人是对的,干涉别人的私生活就不对了。
把自己看成企业的监护人是对的,但是有些经理人坚持把一切事情都锁起来,只有他的口袋里有钥匙。经理人可以有他自己的档案柜,但是不能把持一切资料。你不相信部属,部属也就不会相信你。我还没有被一位自己信任的部属出卖过,这也许是运气好的缘故。但我宁愿称之为仔细选人,以及督导良好的结果。我是从一些最伟大的经理人身上学到了这个教训的。
公文有一定的传递程序虽然非常好,可是有些经理人坚持任何公文都必须经由他这里传到该部门中其他人员手中,你不难知道这会占用他多少的管理时间。优秀的经理人会培养出优秀的部属,后者则会独立处理业务,并且让主管尽知一切。
富有占有欲的经理人在应该让组织透气的时候,却把它噎住了,这种经理人也许认为他在保护他的部属、他的部门以及他的公司,实则他使得部属因为得不到他的支持,而什么事也不能做。有影响力的经理人信任别人,让人放手做事,能表现出兴趣,但是却不接管一切。当他对参与式管理愈来愈了解之后,他会口口声声说“我们的”部属、“我们的”部门、“我们的”方案。跟一位朋友一起工作,要远较在“父亲”之下工作有趣得多。

不愿受责
我早先曾经称颂过经理人愿意承担责任和分享荣耀的这种美德。这一课题的正面意义毋庸再加赘言,这里只要强调一下它的重要性就可以了。
参与式的经理人并不会因为他的决策是在别人之前做成的,或是因为他采纳了别人的观念,就可以不接受失败后应得的责骂。参与式行动如果得到适当的管理,就必能明确判断责任的归属。这种行动如果出了差错,人人都会知道错误出在何处。
有影响力的经理人既伟大又坚强,即使他被部属推做墙角旁观,他也不会在失败后推倭责任。当你打高尔夫球时,虽然姿式、力量和方向都很好,但是球却击在树上,这时如果咒骂这棵树挡路,则就无聊之至了。树老早就在那里了,是你打在上面的。不肯接受责罚的经理人也就象这种情形,人们不会喜欢跟这种上司做事。

偏心
某一个人永远可以分派到好工作,某一个人总是得到最多的加薪,某一个人永远可以得到升迁的机会,在某些企业组织中,这些都是实情。
偏心并不是没有原因的。这乃是因为受惠的人替上司弄到了好处。不幸的是,这种事情却欠下了人情债。我要提醒经理人的非常简单:避免欠下人情债。你若偏向某人,其他的人会跟你疏远。这时即使部属依然与你热和,但也是虚假之情。
“一视同仁”要比特别照顾几位喜欢的部属安全得多,虽然这几位得力部属不一定满意你这种态度。如果你宠爱一个人而把其他九个人不放在眼里,那么这九个人会联合起来跟你捣蛋。
然而采用参与式的管理方法也并非不能显示出对某位表现特佳的部属有所偏爱。但是这种事情最好让大家都能看到。部属说:“我看出我们经理特别照顾小张。小张总是有很好的构想,而且又能表达清楚。”总要比“小张怎么会得到经理的欢心,他一定搔到了经理的痒处。”这种话好得多。
有影响力的经理人会注意到每一个人,并且把机会给每一位应得的人。他很少需要对别人批评他偏心提出任何的辩解。

孤立

有效的经理人有时候确实需要躲开大家,把房门关上,沉静地从事规划工作和撰写报告。有的时候,他应该靠在椅上,凝视窗外,在毫无外来打扰的情况下,构思下一步的行动。

组织若能得到有效的规划,则向一位经理人报告请示的人就不会超过五到六个人。如果是五个人,我们也敢大胆地说,至少会有七个人敲他的门,因为任何公司都会有一些人喜欢随便打抚别人的时间。而经理人偶而也会不按照公司的行政系统,越过直属主管直接去找经办人处理问题,不管原因是什么,经理人经常都会受到别人的打扰,或不得不加入耗费时间的谈话,使得正常的工作受到影响。

为了保护自己起见,有些经理人就极力回避群众,并且替自己构建城堡。这种人虽然得到了所需要力隐蔽,但却失去了与群众的重要接触。这种经理人最后会发现自己对很多事情有了隔膜。他也常常发现自己的指示隔靴怪痒。最糟糕的是,他会被别人认为是冷漠、疏远、不关心和难以接近。

避免在各办公室到处奔走的最简单方法,就是召开会议----—个值得的,认真的,以工作方案为导向的会议,可以完成百分之七十五的必要沟通。另一方式则是经理人亲自到有关单位和工作现场去商谈。这两种方式都可以控制彼此的交谈时间,也可以避免上司给人冷漠、不关心或高高在上的印象。

孤立主义在世界事务上从来就没有成功过,在企业事务上也不会有效。现代的人都有强烈的民主意识,他们不可能接受一位难得见一面,并且在他返回自己办公室后,又不知道在搞什么名堂的经理人,有影响力的经理人知道,只有在他被大家接受之后,他才能推行“政令”。他不会与世孤立,而会以有秩序的方式,让外界的事务来到他这里。

不体谅他人

我们先前曾经讨论过,经理人必须关心别人的福利和前途。不体谅别人正是同一观念反面的延伸。不体谅别人,事实上就等于告诉部属:“我是重要的,而你不是。”不体谅别人可以表现在无心的言行上,或是有意的轻视上。这二者都不可饶恕。
当我打电话给一位部属,问道:“你收到了会议记录吗?请你过来一下,”答复一般都是:“我马上就去。”我的问题和指示是以同一语气,中间毫无停顿,而且又不容许对方有任何选择的余地发出的,然而不可思议的是,被召来的部属常常要坐在旁边等经理人处理他手上的事。这种情形我们屡见不鲜。经理人因为看不到对方在忙,就抓起电话把人叫来,然后又让他坐等。这是不体谅别人。

最不体谅别人的经理人就是事先不通知别人,就跨入别人的办公室,然后就一直谈他的事情。这难道不会妨碍别人正在进行的工作?

我曾跟一位缺乏同情心的经理人做过事。当他走进别人办公室看到对方正在跟别人讨论事情的时候,他会打声招呼,退回自己办公室,然后打电话过来商讨他的事情。可是他的事情大部分都是例行性的,不是不可以等的。但是他从来就不会想到这点。
常常打断别人事情的经理人总认为自己的时间值钱,别人的时间则不值钱。这种人很难得到别人的支持。相反,能体谅别人的人在他确实需要麻烦别人的时候,总是能够得到别人的谅解和支持。

有人认为上述一连串的反面性影响力不会发生在今天。有人认为这是正常的事,有什么好烦恼的?有人甚至说经理人可以只为了向别人显示出他是老板,而表现出这种反面性影响力。然而根据我对优秀的、有效的以及耐久的经理人的观察,他们无论是对上、对下或是对平行的同僚,都极力避免涉及这些反面的特征。

影响力的自我检讨

一、你在表达你自己时----即使在紧张的情况下----你会避免采用粗暴、找麻烦、责骂,或不当要求的字眼和语调吗?
二、你认为接受你命令和指示的人,也是有理性、有知觉的人类吗?
三、你会保持你生活的平衡,避免凡事过分吗?
四、你在紧急状况下还能控制自己,保持领导者的风度吗?
五、你能避免采取急迫行动吗?尤其是当还有一点规划时间的时候?
六、你会努力适应公司的环境,避免我行我素吗?
七、你跟上司、部属和同僚可以维持亲切、友善的关系,并且避免干涉别人的私生活吗?
八、你是否建立了一种团体气氛,使得大部分的人都可以接近大部分的资源,并且很容易跟别的部门及外界接触?
九、你随时都能接受应得的责骂。以及与别人分亨荣耀吗?
十、你能不偏不倚,以一视同仁的态度对待所有的人吗?
十一、你经常可以让别人在需要与你磋商的时候,来见你吗?
十二、你能体谅别人的时间安排、隐蔽和工作负荷,并且尽量不去打扰别人正常的工作吗?

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