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误区三: 太过庞杂的信息(1) 
[美]多罗茜.利兹 


  在我的工作室里,当我问道“过多的信息是……?”时,每个人的回答都是“令人厌烦”。

  面对充满期待的听众,讲话者感觉到他们必须提供尽可能详尽的信息。信息过度使得一些讲话者感到安全,而且迅速成为了他们的安全伞。


  这一对于信息的宠爱是可以理解的;作为一个国家,我们的规划都是朝着越多越好的方向。然而演说却并非如此。虽然演讲里可以运用大量例证和说明,事实、数据和列表却不应多。喜欢填充过多信息的技术型演说就更是如此。

  提防不断衍生的论据

  论据看上去确实令人放心。它们能够支持我们的主张并给予了我们站立的基石。忧虑的演说者会因为许多原因而收集论据,却没有认识到过分的充裕对于演说是有害的,因为收集数据远远比使演说有趣要容易得多。一些演说者运用论据来支持他们的主张,认为听众获得的信息越多,演说就越可信和引人注目。他们搜集论据是为了使得自己的语调显得更客观、公正因而也就更有说服力。其他演说者则觉得听众必须从演说中获得大量信息,所以加倍努力希望使观众的钱花得物有所值。

  无论主观愿望多么美好,上述两种方法都是误入歧途,而且对演说者和听众毫无益处。听众迅速就会觉得负荷过重。人们的脑子里能够记住三或四个经过详细阐述和严密论证的要点,这样的效果大大好于提供无数琐碎的支持材料。过量的论据非但不能帮助听众理解发言内容,反而会使其思维因疲劳而陷入停顿。

  充分的数据并非好口才的最佳支持。任何人都能阅读各式各样的事实和论据;你的工作则是促使信息显得更有趣,提供你的观点,运用自己的语调和姿势,展现自身的风格。听众所需要的并非纯然的客观:他们同时还渴望听到你的阐释。

  不要避开公众的注意力

  记住一点,你之所以被邀请来发言和你的研究能力无关。重点在于,你将从某个特殊角度发布某些独一无二的东西。

  我的第一份工作是为一群十分聪明的高中小家伙们上课。我整天焦虑不已,因为我觉察出来他们比我聪明得多,这一点是确定无疑的。上课前我不停地学啊学,可是仍然打了败仗,无法在他们面前领先。

  当时我没有认识到,事实上我对这个课题了解得已经够多了;我已经掌握了足够的信息。我惟一需要做的就是尽力促使信息对学生们的趣味性和意义。他们可能确实比我聪明,但我的优点在于拥有栩栩如生地解释这些事实的经验。一旦我认识到他们坐在那里是为了听我讲课以后,我很快就能应对自如了。

  不要让数据等同于无趣

  即使内中并未承载过多信息的演说也可能被控诉内容太多的罪名——如果信息的罗列方式不够有趣的话。当然,仅仅传达信息显然较努力寻求信息的趣味性和实用性要容易得多。(但没有人会说演说是件容易的事情)

  技术型演说的主要误区在于过于依赖核心技术数据,而且数据量不胜繁杂。包括科学家在内,每个人都希望演说者不是将一个冷冰冰的发现掷到听众脸上,而是用详细的数据精心编织一个故事进行说明。我看到过的所有技术型演说几乎都应该削减一半内容,而且其辅助教具也应精简。

  向数据中注入人情味和个性特征。我儿子在大学里上过军事史的课程后,我问他学到的内容中哪一点最能打动他,使他觉得最有意思。他说他最惊奇的是发现早期装弹匣将占据士兵们如此长的时间,而且他们开火又是如此艰难。所有史实都依据其人文价值而陈列于他眼前。你亦应该通过同样的方式造成对听众心灵的撼动。

  同时还非常容易弄错的就是数据对于听众的适合程度。例如,在面对高管人员时,发言者往往会在谈话中引用许多技术性的信息,仅仅因为他们觉得听众的水平很高。可是,事实上攀升到高层的管理人员掌握的技能是通用技能,他们并不像手下的技术人员那样熟知技术的所有细节性知识。

  因简洁而生的强大力量

  如果你不断地用各种论据粉饰讲稿以冀图使人们能够记住,那么你肯定会觉得有太多内容需要倾吐。一再压缩你辛辛苦苦写出来的稿子,从而使之能够在规定时间内演说完毕——看上去似乎显得残酷无情且不同寻常,而且几乎也是不可能的。但你必须这么做。当你花时间精简你的讲稿时,听众显然是更乐意倾听,因为冗长的发言仅仅意味着讲演者在一再重复废话,听众更是分辨不清除其重点所在。

  将你对某一主题了解的全部内容提炼成少数几个高度浓缩的要点确实需要投入不少时间和脑力。已故的伍德罗·威尔逊(Woodrow Wilson)总统起草讲稿时,曾经有人问过他准备一篇10分钟的演说需要多长时间。“两周。”他回答道。如果是1小时的发言呢?“一周。”2小时的演示又会怎样?“噢,”他说,“我现在就准备好可以开始了。”

  演说遵循的规则

  在演说课上,我布置了一个看上去似乎十分简单的任务:就任何吸引你的话题准备一篇3分钟的演说。3分钟,仅仅够你说出450个词语。结果最后讲稿交上来时,几乎没有一个人在规定时间内完成任务。

  问题在于,大部分人都怀有一个极不现实的想法,认为自己能够在短时间内讲出不少东西。但是,如果连3分钟的时间人们都要填充如此多的内容,想想20分钟的演讲他们会怎么做吧!每个人都试图尽可能多说一些,或者发现时间不多时赶紧加快语速。这一时间陷阱指出了杰出演讲或演示的一个关键:练习——时间——和你的表达。虽然演说是否符合时间限制的惟一方法只有练习,仍然有一些实用指南可以提供给你:如果发言时间为20分钟,大概可以讲4个要点;30分钟估计是5个要点;如果有1个小时,你应该可以有充裕的时间解释8个论点。

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